Le cahier des charges à un rôle bien précis : définir l'environnement dans lequel un objet fonctionne et les fonctions qu'il doit accomplir. En tant que tel, il formalise l'expression d'un besoin en détaillant les services attendus et facilite la communication entre les parties prenantes de la vie du produit. C'est le point de départ incontournable d'une conception optimisée satisfaisant les désirs et maîtrisant les coûts.
Le cahier des charges favorise le dialogue entre les collaborateurs internes d'une entreprise et les partenaires externes (clients, fournisseurs), en devenant le document de référence partagé. Il prend des formes variables selon le type d'activité (production ou service récurrent, projet ponctuel, etc.), selon le domaine d'activité principal concerné et selon la culture d'entreprise. Comme outil de travail d'équipe, il permet :
- au client, d'exprimer précisément un besoin et d'organiser la relation entre les différents acteurs tout au long du projet ;
- au prestataire, d'exprimer une analyse quantitative et qualitative des contraintes et de la décliner en document contractuel.
Enfin, le cahier des charges fonctionnel stimule l'innovation. L'énoncé du besoin sous forme fonctionnelle, sans référence aux solutions techniques susceptibles d'y répondre, ouvre au maximum le champ d'investigation et fait émerger des solutions innovantes.
Élaboration du cahier des charges
La démarche de réalisation d'un cahier des charges est dite normalisée, car elle est régie par les normes de l'AFNOR en France. Selon la norme NF X 50-151, le cahier des charges fonctionnel est le document par lequel un demandeur exprime ses besoins (ou ceux qu'il est chargé de traduire) en termes de fonctions de service, de contraintes de réalisation et de critères d'appréciation :
Les fonctions de service sont les actions attendues du produit ou du service (ou réalisées par lui) pour répondre aux besoins des utilisateurs. Elles s'expriment toujours en termes de finalités : pas de moyens ni de solutions techniques dans cette partie.
Les contraintes de réalisation combine toutes les dispositions de conception nécessaires à la réalisation du projet et qui limitent la liberté du concepteur (par exemple un délai à tenir, un coût d'objectif, une imposition technique ou réglementaire, etc.).
Les critères d'appréciation des fonctions de service et leurs niveaux sont l’expression des performances attendues, exprimées en termes de résultats. La flexibilité est une indication du caractère plus ou moins souple des degrés de performance.
Enfin, dans une dernier temps, le cahier des charges peut exposer des solutions pour répondre aux besoins : il anticipe en quelque sorte la conception en examinant des pistes de recherche nécessaires à la réalisation de chacune des fonctions.
Quelques questions utiles guidant la rédaction du cahier des charges
Quelles sont les questions essentielles à se poser et à obtenir auprès d'un prestataire de service, par exemple pour la création d'un site internet ? (il ne s'agit que d'une base, et selon votre projet, elle pourra être simplifiée ou étayée.)
- Quelles sont les caractéristiques principales de votre secteur d'activité, votre enseigne ou votre projet ?
- Quels sont les objectifs de votre site internet, en les classant par ordre d'importance ?
- Quelles sont les prestations attendues (la réalisation graphique du site, l'intégration HTML, le référencement, les statistiques de fréquentation, la création de modules spécifiques, etc.) ?
- Quel est le public ciblé ?
- Quels éléments de votre charte graphique existante sont à prendre en compte dans la réalisation de votre site ?
- Quels sont les principaux éléments constitutifs de votre site (page d'accueil, rubriques, actualités, espace privé, newsletter, etc.) ?
- Quelles sont vos attentes concernant l'actualisation du site ? Peut-on actualiser le site internet de façon dynamique et simple ? Peut-on ajouter des rubriques ? Quels sont les forfaits de mise à jour proposés par votre prestataire ?
- Quelle sera la compatibilité du site internet avec les différents navigateurs utilisés ?
- De quelle manière votre nom de domaine et l'hébergement de votre site seront-ils gérés, et renouvelés (forfaits annuels, mensuels) ?
- Quelles sont les spécificités de l'hébergement (limites de trafic, conditions de sauvegarde des données, volume de l'hébergement) ?
- Quelles sont vos exigences en matière de cession des droits sur les éléments réalisés ?
- Quel est le planning de réalisation (échéancier du projet) ?